Ticket Sistem Ekran Görüntüleri

TicketSistem sayesinde, tüm personeliniz, tek bir mail adresi üzerinden örneğin [email protected] müşterilerinizle irtibat halinde olur. Bu tek mail adresini tek personeliniz değil, tahsis ettiğiniz tüm personel ortaklaşa (yetkisi dahilinde) kullanır.

Kullandığınız bu tek mail adresinize biz TicketSistem'de departman adını veriyoruz. Dilediğiniz kadar departman ile ve dilediğiniz kadar personelle hizmet verebilirsiniz.

Ticket Sistem Şöyle Çalışmaktadır:

  1. Müşteri [email protected] a mail gönderdi.
  2. TicketSistem, gelen bu maili yeni bir ticket olarak kaydeder ve bir yetkili personele tahsis eder.
  3. Yetkili personel müşterinizin gönderdiği maile yanıt verir ve bir zincir oluşur.
  4. Müşteri de bu zincire yanıt verince, gelen mail mevcut zincir içinde yerini alır.
  5. Dilediğiniz personel (yetkisi varsa) bu zincir içine müşterinin göremeyeceği dahili notlar oluşturur.
  6. Personel bu yazışma zincirini yani ticket'i dilerse kapatabilir ya da başka personele olduğu gibi devredebilir.
  7. Müşterinizle yapacağınız tüm yazışmalar kendi zincirini koruyarak sürdürülür.
  8. Her zinciri bir görev gibi, tüm mailleri de bu görev dahilinde yapılan yazışmalar olarak düşünebilirsiniz.
  9. Bütün bu mail gönderip alma işlemleri sizin mail sunucunuz ile gerçekleştirilir.
  10. TicketSistem'i bunları tasnifleyip organize eden, canlı adreste çalışan bir mail istemcisi (outlook programı) gibi düşünebilirsiniz.
  11. TicketSistem kullanmak için bilgisayarınıza yazılım yüklemeniz gerekmez. İnternet bağlantısı olan bütün tarayıcılarla (örn: Chrome) ve mobil cihazlarınızda kullanabilirsiniz.

1. Tüm Departmanlar Açık Ticket Listesi

Personeliniz, yetkili olduğu tüm departmanlarda açık ticket listesini aşağıdaki gibi görür. Eğer bir ticket detayını görüntüleme yetkisi yoksa ya da ilgili ticket kendisine tahsis edilmemişse, yazışma detaylarını göremez. Bu gördüğünüz listede tikcet'in sizin ekibiniz tarafından mı yoksa müşteri tarafından mı oluşturulduğunu, ilk mailin hangi tarihte geldiğini, konuyu, müşteri adını veya müşteri mail adresini, ticket'in tahsis edildiği personeli, ticket zincirine en son kimin yanıt verdiğini, ilgili departmanı ve yazışma sayısını görebilirsiniz.

01. Tüm Departmanlar Açık Ticket Listesi

2. Departman Bazında Açık Ticket Listesi

Departman bazında ticket listesi ise, personelinizin sadece seçtiği departmandaki açık ticketleri listelediği ekrandır.

02. Departman Bazında Açık Ticket Listesi

3. Ticket Detay Sayfası, Zincir Yazışma Listesi

TicketSistem'in kalbi olan ticket detay sayfası böyle görünür. Bu sayfayı görmenin tek yolu ilgili ticket'in personele tahsis edilmesi ya da personelin ilgili departmanda yönetici olarak tanımlanmasıyla mümkündür. Bu sayfadan personeliniz tüm yazışma geçmişini aynı zincir içinde görebilir, görevi başkasına devredebilir, dahili not ekleyebilir, ticketi kapatabilir ya da yeniden açabilir. Müşterinize bu zincir üzerinden verilen tüm yanıtlar (yanıtla düğmesi ile) bu zincir içinde muhafaza edilir.

03. Ticket Detay Sayfası, Zincir Yazışma Listesi

4. Bir Ticket Yazışmasının Görünümü

TicketSistem detay sayfasında bir yazışmaya tıkladığınız anda, o yazışmanın yani gönderdiğiniz ya da aldığınız mailin içeriğini görebilirsiniz. Modal box şeklinde açıldığından, zincirden çıkmadan sayfadan ayrılmadan mevcut yazışmalar arasında kolayca geçiş yapabilirsiniz.

04. Bir Ticket Yazışmasının Görünümü

5. Bir Ticket Yazışmasına Yanıt Vermek

Yanıtla düğmesine basarak, müşterinize yanıt verebilirsiniz. Verdiğiniz yanıt müşterinize mail olarak departman mail adresiniz tarafından gönderilir ve mevcut ticket içinde zincire eklenir.

5. Bir Ticket Yazışmasına Yanıt Vermek

6. Bir Ticket Yazışmasına Dahili Not Eklemek

TicketSistem içinde dahili not eklemek aslında müşteriye gönderilmeyen bir mail oluşturmaya benzer. Zincir içinde personelinizin birbiriyle haberleşmesi ve birbirine dahili notları iletmesi için geliştirilmiştir. Bu dahili notlar, ticketi başka bir personele tahsis ettiğinizde çok işe yarayacaktır.

6. Bir Ticket Yazışmasına Dahili Not Eklemek

7. Bir Ticket Zincirini Başka Personele Devretmek, Tahsis Etmek

Bir departman sorumlusunun tüm ticketları görebildiğini söylemiştik. Eğer bir personeliniz departman sorumlusu değilse, mevcut zinciri yani ticketi başka bir personele aktararak tüm görüşmeyi onun devralmasını sağlayabilirsiniz. Bu sayede görevi yeni alan personel, geçmişte neler konuşulduğunu kolayca anlayabilir ve aynı destek maili ile görüşmeyi sürdürebilir. Ticket sistemin en güzel avantajlarından biri, müşterinize destek olan personeliniz değişse bile, müşterinin muhatap olduğu mail adresinin sadece sizin departman mailiniz olmasıdır.

7. Bir Ticket Zincirini Başka Personele Devretmek, Tahsis Etmek

8. Tüm Departmanlar Ticket Arşivi

İşi tamamlanan ticketlar, tahsis edilen kişi tarafından kapatılır yani arşive atılır. Dilerseniz kolayca arşive atılan geçmiş ticketları listeleyebilir, onları görüntüleyebilir ve yeniden aktif hale getirebilirsiniz.

8. Tüm Departmanlar Ticket Arşivi

9. Müşteri Bazında Geçmiş Tüm Ticket Listesi

Ticket sisteminin önemli bir özelliği de, herhangi bir müşterinin tüm ticket arşivine tek noktadan erişebilmenizdir.

9. Müşteri Bazında Geçmiş Tüm Ticket Listesi

10. Bir Departmandan Yeni Bir Ticket Oluşturma, Müşteriye Mail Gönderme

Dilediğiniz departmandan (bu örnek bizim departmanımız destek @ sarvon.com oluyor) dilediğiniz müşteriye mail gönderebilirsiniz. Bunu yaptığınızda yeni bir ticket oluşturmuş olursunuz. Müşteriniz bu maile yanıt verdiğinde (siz oluşturduğunuz için) size tahsis edilmiş olan ticket zincirine eklenmiş olur. Bunun gibi sonsuz sayıda müşterinize sonsuz sayıda ticket oluşturabilirsiniz.

10. Bir Departmandan Yeni Bir Ticket Oluşturma, Müşteriye Mail G